Finanz Agenda
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Hier finden Sie alle wesentlichen Informationen dazu, ..... In den jeweiligen Themen stellen wir Ihnen überdies Verlinkungen zu den Instruktionen (was ist…
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Zur Deckung Ihres Ressourcenbedarfs stehen Ihnen verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Wir stellen unseren internen und externen Anspruchsgruppen eine Vielfalt von Auswertungen in Form von Kennzahlen, Statistiken oder Auswertungen (Berichten) zur Verfügung. Um aus Zahlen und Fakten adäquate Aussagen ableiten zu können, ist es entscheidend, die für eine konkrete Fragestellung richtige Kennzahl oder…
Im Rahmen Ihrer finanziellen Kompetenzen und Verantwortung sind Sie frei, Rechtsgeschäfte einzugehen und die daraus resultierenden Einnahmen und Ausgaben zu tätigen.
Wir sind mit unseren über 28'000 Studierenden und sieben Fakultäten die grösste Universität der Schweiz. Als öffentlich-rechtliche Institution werden wir primär mit öffentlichen (Steuer-) Geldern finanziert.
Ihre finanzielle Verantwortung ist abhängig von Ihrer Rolle und den damit verknüpften Aufgaben innerhalb der Aufbau- und Ablauforganisation. Um entscheidungs- und handlungsfähig zu sein, werden Ihnen entsprechende Kompetenzen eingeräumt. Während Aufgaben an administrative Supportkräfte delegiert werden können, ist die…
Nebst der ERP-Plattform stehen Ihnen verschiedene SAP-integrierte Geschäftsapplikationen sowie weitere Systeme für das integrale Finanzmanagement zur Verfügung.
Entdecken Sie unsere Finanzwelt - digital und interaktiv!
Falls Sie für die Ausübung der täglichen operativen Tätigkeiten Güter (Betriebsmaterial, Verbrauchsmaterial) bis CHF 150'000 oder Dienstleistungen (Laboranalysen, Gutachten etc.) bis CHF 150'000 benötigen, können Sie diese im Rahmen Ihrer verfügbaren Budget- oder Drittmittel autonom beschaffen.
Die Kostenstruktur einer Experten-Organisation wie unsere ist naturgemäss stark von den Personalkosten geprägt. Rund 2/3 unserer Gesamtkosten sind personalbezogen. Dazu gehören Löhne, Sozialversicherungsbeiträge für AHV, Pensionskasse, Unfallversicherung, aber auch Lunchchecks, Weiterbildung etc.
Geräte und Einrichtungen sind Vermögenswerte, die als materielle Anlagen bezeichnet werden. Alle Vermögenswerte > 10'000 CHF (auch immaterielle Anlagen wie z.B. Software) werden zentral in der Anlagenbuchhaltung geführt und inventarisiert. Sie unterliegen einer Bedarfsprüfung und der zentralen Koordination durch das…
Raum ist auch bei uns ein knappes Gut. Zusätzlichen Raumbedarf müssen Sie zunächst über die sog. Nutzersteuerin / den Nutzersteuerer mit der Dekanin/dem Dekan bzw. innerhalb der ZDU mit dem zuständigen UL-Mitglied abstimmen.
Mit dem Stellenbudget richten wir uns nach dem kantonalen Stellenplankonzept. Damit gewährleisten wir dem Kanton Zürich, insbesondere den Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern, dass mit Universitären Mitteln nicht unkontrolliert Stellen auf- oder abgebaut werden. Nicht unter das Stellenbudget fallen drittfinanzierte…
Im Rahmen der Budgetierung werden Ihnen Mittel (=Budget) zur Deckung Ihrer Betriebs- und Personalkosten zugesprochen. Das Gesamtbudget wird von der UL gesprochen und entlang der finanziellen Führungsstruktur (Dekaninnen und Dekane in den Fakultäten, Prorektorinnen und Prorektoren sowie Bereichsleitende in den…
Zuwendungen von Dritten für Forschung und Lehre sowie für universitäre Dienstleistungs- und Weiterbildungsangebote werden bei uns als «Projekte» geführt. Alle Drittmittel-Projekte müssen zwingend kostendeckend sein. Die jeweiligen Projektinhabenden tragen die finanzielle Verantwortung bis auf Stufe Betriebsergebnis 4…
Der IK stellt den finanziellen Rahmen für den Gesamtbedarf an mobiler Infrastruktur dar. Wir beantragen ihn jährlich auf Basis der Investitionsplanung; festgelegt wird er vom Kanton Zürich. Die Basis des IK bilden die Bruttoinvestitionen, d.h. alle in unseren Büchern geführten Investitionen. Diese umfassen auch…
Das Professorship Start-up Budget steht den Professorinnen und Professoren zusätzlich zum ordentlichen Budget zur Verfügung. Es wird ihnen bei der Ernennung oder Beförderung zugesprochen und kann während sechs Jahren in Anspruch genommen werden. Ungenutzte Mittel verfallen am Ende dieser Laufzeit. In begründeten…
Um in einer komplexen Organisation wie unserer die verschiedenen Finanzgeschäfte «sinnvoll» abzubilden, sind nebst den für die Abwicklung relevanten Sachkonti auch die entsprechenden Kontierungsobjekte erforderlich. Diese bilden die Basis der finanziellen Führungsstruktur.
Für die ordnungsgemässe Buchführung und sinnvolle Klassifikation der Finanztransaktionen ist eine Kontierung erforderlich. Sie umfasst neben einem Kontierungsobjekt (Kostenstelle oder Projekt) auch ein «Sachkonto». Alle unsere Sachkonti sind im elektronischen Kontenplan abgebildet.
Bei den Investitionsbeiträgen wird zwischen Mobilien und Immobilien unterschieden. Seit 2019 sind wir Bauherrin, jedoch nicht Eigentümerin unserer Immobilien. Wir führen die diesbezügliche Investitionsrechnung und Anlagenbuchhaltung treuhänderisch.
Die Einwerbung von Projektbeiträgen, sogenannte Drittmittel, durch unsere Forschenden leistet einen wichtigen Beitrag zur exzellenten Positionierung unserer Hochschule. DM sind Förderbeiträge von öffentlichen Einrichtungen sowie der Wirtschaft oder von Privaten für Forschung, Dienstleistungen und Weiterbildungen.
Legate sind Zuwendungen von Vermögen z.B. in Form von Erbschaften, Schenkungen oder Vermächtnissen, die uns – meistens mit einem vorbestimmten Verwendungszweck – überlassen werden.
Die «Universitären Mittel» setzen sich einerseits aus dem Beitrag des Kantons Zürich und den Beiträgen des Bundes sowie der anderen Kantone zusammen (Grundfinanzierung). Andererseits nehmen wir Mittel aus der Erbringung von Dienstleistungen sowie aus Studiengebühren ein.
Die jährliche Budgetierung ist ein UZH-weiter, systemunterstützter Prozess. In der Budgetierung werden die Budgetmittel auf die jeweiligen Einheiten verteilt. Sie leitet sich aus dem EFP ab, wobei das erste Jahr der Finanzplanung die Vorgabe der Budgetierung bildet. Mit der Budgetierung wird die Planung damit…
Um unseren Leistungsauftrag und die hierfür notwendigen Mittel sowohl kurz- als auch mittel- und langfristig sicher zu stellen, basiert unsere Planung auf verschiedenen zeitlichen Planungshorizonten.
Die Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel sind ordnungsgemäss und wirtschaftlich einzusetzen und aktiv zu bewirtschaften. Mit der verantwortungsvollen Bewirtschaftung tragen die finanziellen Verantwortlichen dazu bei, das Vertrauen der Geldgeber zu stärken und unsere Reputation zu wahren.
Das BE ist das Resultat aus Aufwänden und Erträgen und stellt eine zentrale finanzielle Steuerungsgrösse dar. Das Betriebsergebnisschema bildet die Verantwortung für das jeweilige finanzielle Ergebnis ab. Während bei DM die Verantwortung das gesamte BE, also bis auf Stufe BE 4, umfasst, ist die Ergebnisverantwortung…
Als Kontierungsobjekte werden bei uns Finanzgefässe bezeichnet, über die finanzielle Transaktionen abgewickelt werden. Wir unterscheiden zwischen Kostenstellen (KST) und Projekten (PSP). Auf den Kostenstellen werden alle betrieblichen Aufwände der Universitären Rechnung abgebildet. Für die Erträge der Universitären…
Als finanziell Verantwortliche/r verfügen Sie neben stufengerechten Aufgaben und Verantwortung auch über folgende finanzielle Kompetenzen: Unterschrifts-/Zeichnungskompetenz Einnahme- und Ausgabenkompetenz Entscheidungs- und Weisungskompetenz. Der Umfang der Kompetenzen der Funktionsträger:innen ist abhängig von ihrer…
Damit Sie sich einen Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Einnahmen und Ausgaben und Ihren finanziellen Spielraum (Restmittel bzw. Budgetausschöpfung) verschaffen können, stellen wir Ihnen folgende Hilfsmittel zur Verfügung: Auswertungen im Webportal und den monatlichen Übersichtsbericht («Berichts-Abo»).
Einnahmen werden einerseits durch die Einwerbung von DM und andererseits auch durch die Erbringung von Dienstleistungen generiert. Ihre Einnahmekompetenz leitet sich aus Ihrer Rolle innerhalb der Führungsstruktur ab. Den Einnahmen vorgelagert stehen Rechtsgeschäfte, die die jeweiligen Prüf- und Formvorschriften…
Ihre Ausgabenkompetenz leitet sich aus Ihrer Rolle innerhalb der Führungsstruktur ab. Den Ausgaben vorgelagert stehen Rechtsgeschäfte, die die jeweiligen Prüf- und Formvorschriften erfüllen müssen. Grundsätzlich ist zwischen einmaligen und wiederkehrenden Ausgaben zu unterscheiden. Es gelten die folgenden…
Die Abteilung Finanzen stellt internen und externen Interessierten eine Reihe statistischer Kennzahlen und Eckwerte zur Verfügung. Insbesondere gegenüber der Öffentlichkeit schaffen wir damit Transparenz, zeigen Entwicklungen auf und ermöglichen eine Vergleichbarkeit unter den Schweizer Hochschulen.
Wir sind verpflichtet, regelmässig verschiedenen Gremien gegenüber Rechenschaft abzulegen. Neben finanziellen Fakten und Ergebnissen werden auch Berichte zu akademischen Aktivitäten oder zum Umgang mit finanziellen Risiken erstellt. Unsere Berichte liefern wichtige Führungsinformationen für die einzelnen…
Unsere Auswertungen geben Ihnen eine Übersicht und Analyse Ihrer Aufwände, Erträge, DM-Zusprachen und Stellen bis auf Stufe Einzelbuchung resp. Buchungsbeleg. Sämtliche Auswertungen können einfach gedruckt und exportiert werden.
Mit dem jährlichen Bericht zum Internen Kontrollsystem stellt die UZH nach Ende des Geschäftsjahrs die Nachvollziehbarkeit von finanziellen Risiken, Kontrollen und Kontrolltätigkeiten durch Dokumentationen sicher. Damit sollen Betrugsfälle und Misswirtschaft aufgedeckt bzw. verhindert werden. Die entsprechenden…
Der AKABER legt insbesondere die mittelfristigen Ziele sowie die Zielerreichung im Berichtsjahr in Forschung und Lehre, Weiterbildung und Dienstleistung dar. Darüber hinaus werden aber auch Kennzahlen zu Finanz- und Drittmitteln, Personal- und Raumressourcen sowie wissenschaftlichen Publikationen rapportiert. Die…
Mit dem Jahresabschluss werden alle finanziellen Transaktionen eines Geschäftsjahrs periodengerecht und nach den gesetzlichen Vorgaben abgeschlossen. Das finanzielle Jahresergebnis sowie wichtige statistische Kennzahlen werden dem Kanton rapportiert und im Jahresbericht der UZH in Form von Bilanz und Erfolgsrechnung…
Der Forecast liefert unterjährig eine bestmögliche Einschätzung über die Mittelausschöpfung des laufenden Geschäftsjahrs. Der Zwischenbericht ergänzt den FCST um eine Zusammenfassung der bis dato entscheidenden Ereignisse (Highlights) sowie der wesentlichen Abweichungen vom Budget und deren inhaltliche Kommentierung.
Private Auslagen, die Ihnen infolge Ihrer geschäftlichen Tätigkeit am Arbeitsort oder auf Dienstreisen anfallen, können Sie unter Berücksichtigung des Spesenreglements zurückfordern. Beschränken Sie Ihre Spesen auf das Notwendigste und achten Sie auf unsere Reputation. Hier gehts zu: Spesen@UZH - interaktiv und auf…
Lieferantenrechnungen können physisch per Post, als PDF oder mittels E-Invoicing bei uns eintreffen. Physische Lieferantenrechnungen sind direkt an die Adresse des Zentralen Rechnungseingangs zu schicken: Universität Zürich Zentraler Rechnungseingang Pfingstweidstrasse 60B CH-8005 Zürich Für eine reibungslose…
Für einige, besondere Geschäftsfälle (Stipendienauszahlung, Probandenzahlung, Spesenvergütung an Dritte, Mitgliederbeiträge, Zahlung an Projektpartner, Rückzahlung an Geldgeber) ist eine sog. «Zahlungsanweisung» erforderlich. Dafür muss ein Zahlungsauftrag mit einer Dokumentation des Geschäftsfalls (z.B…
Wir stellen Ihnen eine UZH-Firmenkarte zur Verfügung, falls Sie regelmässig geschäftlich reisen und Ihnen dadurch hohe Auslagen entstehen, die nicht mittels Rechnung beglichen werden können. Die UZH-Firmenkarte ist persönlich und darf nur für Geschäftszwecke eingesetzt werden.
Transaktionen (Gutschriften und Belastungen) zwischen UZH-internen Einheiten werden mittels Umbuchungen abgewickelt, da kein Geldfluss ausgelöst werden darf. Umbuchungen erfordern zwingend eine Dokumentation des Geschäftsfalls (z.B. Originalbeleg, Abrechnung, Vertragskopie).
Aufgrund der überdurchschnittlich hohen Kosten und der erhöhten Sicherheitsmassnahmen, ist der Bargeldverkehr wenn immer möglich zu vermeiden. Nebenkassen können ausnahmsweise zugelassen werden, wenn regelmässige Transaktionen mit Dritten abgewickelt werden und keine Alternativen wie Fakturierung oder digitale…
Digitale Zahlungsmöglichkeiten bieten eine moderne und effiziente Alternative zum traditionellen Bargeldgeschäft. Sie reduzieren nicht nur Kosten und Aufwand, sondern bieten unseren Kunden mehr Flexibilität und Komfort. Folgende digitale Zahlungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Eventmanagement: Planen Sie…
Mittels der Fakturierung werden unsere Forderungen für erbrachte Dienstleistungen und/oder verkaufte Güter an Externe in Rechnung gestellt. Wir sind verpflichtet, die korrekten MWST-Sätze auf unsere Leistungen zu erheben. Unsere Systeme unterstützen die Sachbearbeiter:innen Finanzen dabei.
Für Rechtsgeschäfte mit Einnahmen (vor allem bei DM) ist eine geeignete Dokumentation (E-Mail, Zuwendungsschreiben o.ä.) mit Angaben zu Betrag, Zahlungstermin(e), Verwendungszweck und Geldgeber:in (letzteres nur, falls Betrag > 1‘000 CHF) erforderlich. VertragsprüfungEinnahmen-Verträge sind zu prüfen, wenn eines der…
Um sicherzustellen, dass wir für die von uns erbrachten Leistungen gegenüber Dritten entschädigt werden, betreiben wir nachgelagert zur Fakturierung auch ein zentrales Mahn- und Inkassowesen. Nach dem regulären Mahnlauf (2 Mahnungen) werden die noch offenen Fälle für die weitere Bearbeitung einem externen…
Für spezifische Themen stehen Ihnen weitere Supportsysteme zur Verfügung.
inForm ist unsere zentrale Datenbank für Anträge im Bereich Organisationsstrukturen (Eröffnen, Ändern, Schliessen) und SAP-Berechtigungen (Finanzen und HR). Sämtliche Anträge für DM-Projekte (inkl. Berechtigungen) werden separat über die Projektdatenbank abgewickelt.
Unser führendes System für die Planung, Steuerung und Verwaltung der Ressourcen ist SAP. Der Zugriff auf die Services erfolgt via Webportal oder Citrix/SAP GUI. Finanzverantwortliche erhalten die Berechtigung für das Webportal und die dort verfügbaren Finanzauswertungen (Standardberichte) automatisch.
In unserem Webportal stehen Ihnen verschiedene Geschäftsapplikationen und standardisierte Auswertungen zur Verfügung.
Für die Erfassung von Zahlungsaufträgen zur Auslösung von Zahlungsanweisungen steht Ihnen eine Online-Lösung zur Verfügung. Die weitere Bearbeitung und Freigabe erfolgt im KWF.
Mit dem KWF verfügen wir über einen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess, der eine effiziente und qualitativ hochwertige Verarbeitung aller Lieferantenrechnungen, Umbuchungen und Zahlungsaufträge ermöglicht. Die für die aktuelle Bearbeitung zuständigen Mitarbeitenden werden automatisch per E-Mail über die neu…
Falls Sie nur sporadisch Rechnungen ausstellen, ist «Faktura-Light» das richtige Tool für Sie. Die Benutzerführung stellt die korrekte Mehrwertsteuer und Kontierung sicher. Die Rechnungen sind rechtskonform, der Zahlungseingang sowie der Mahnprozess erfolgen systemunterstützt.
Für die Erfassung von Umbuchungen steht Ihnen eine Online-Lösung zur Verfügung. Die weitere Bearbeitung und Freigabe erfolgt im KWF.
Falls Sie regelmässig eine grosse Menge ähnlicher Rechnungen ausstellen (z.B. Verrechnung von Weiterbildungskursen, Laboranalysen usw.), steht Ihnen die Lösung «EFAK» (Einfache Fakturierung) zur Verfügung.
Der Budgetierungsprozess wird bei uns systemtechnisch durch Allevo unterstützt. Es handelt sich dabei um ein Excel-basiertes Werkzeugset, das als «Add-On» vollständig in SAP integriert ist. Nebst dem jährlichen Budgetierungsprozess steht Ihnen das Tool auch für die Budgetierung Ihrer DM-Projekte zur Verfügung.
Für die Erfassung der jährlichen IKS-Berichte durch die Leitungen der Einheiten und die Prozesseigner steht eine separate Datenbank zur Verfügung. Die Angaben bilden die Grundlagen für unseren IKS-Rechenschaftsbericht gegenüber dem Kanton Zürich.
MIRA (Management Information, Reporting und Analyse) ist eine UZH-weite Plattform, die Daten aus unterschiedlichen Basissystemen standardisiert. Die Aufbereitung dieser Daten und Berechnung von Kennzahlen dienen als Führungsinformationen und bilden die Basis für ein konsistentes Berichtswesen.
Über das AVA-Portal können neue DM-Projekte beantragt werden. Gleichzeitig werden darin die Stammdaten sämtlicher DM-Projekte verwaltet. Nebst den Projektangaben (Name, Projekttyp, Laufzeit etc.) werden in der Datenbank auch die relevanten Kontaktdaten (Projektleitung, Projektadministration) gepflegt und sämtliche…
Für die Erfassung der jährlichen Akademischen Berichte der Institute, Seminare, Kliniken, Zentren und Assoziierten Institute der Universität Zürich und die Freigabe (entlang der Führungsstruktur) steht die AKABER-DB zur Verfügung.
SchriftformRechtsgeschäfte mit Ausgaben erfordern grundsätzlich die Schriftform. Ausnahme: Bestellungen über die Bestellplattform P4U. Ein schriftlicher Vertrag ist dann abzuschliessen, wenn Gesamtbetrag > 10‘000 CHF oder ein Kriterium der betragsunabhängigen Prüfung (siehe Vertragsprüfung) erfüllt ist…
Das standardisierte Berichtswesen liefert Ihnen als Entscheidungsträger:in regelmässig Erkenntnisse über den Geschäftsgang und damit wichtige Entscheidungsgrundlagen. Darüber hinaus ermöglicht es eine kontinuierliche Erfolgskontrolle und schafft Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit.
Das FHB ist ein Regel- und Nachschlagewerk für die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Rollenträger:innen und eine verbindliche Grundlage für alle unsere Mitarbeitenden. Es zeigt Rechte und Pflichten auf, die Sie als Finanzverantwortliche/r haben: z.B. Ausgabekompetenzen…
Herausgeberin: Universität Zürich, Abteilung Finanzen Inhalt & Redaktion: Reto Cavalleri, Nina Maltry, Stefan Wolfisberg Konzept, Design & Realisierung: Jlona Caduff, Legal by Design AG, Zürich Plattformbetreiber: Kontextlab GmbH, München Kontakt: support@fi.uzh.ch
Das Finanzmanagement der UZH ist eine komplexe Themenwelt. Um unsere Community im zunehmend von Informationsflut geprägten Alltag adressatengerecht und mit den für sie relevanten Informationen zu versorgen, haben wir ein neuartiges Informationskonzept geschaffen. Unser erklärtes Ziel: Nicht mehr Information, sondern…
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Die Softwarelösung "Perk" bietet in einer einfachen und für die User:innen intuitiv gesteuerten Applikation einen vollständig digitalen end-to-end Prozess für privat bezahlte sowie für Firmenkartenauslagen; von der Erfassung, über die Genehmigung der Auslage bis hin zur Buchung in SAP.
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