Kreditorenworkflow (KWF)
Mit dem KWF verfügen wir über einen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess, der eine effiziente und qualitativ hochwertige Verarbeitung aller Lieferantenrechnungen, Umbuchungen und Zahlungsaufträge ermöglicht.
Die für die aktuelle Bearbeitung zuständigen Mitarbeitenden werden automatisch per E-Mail über die neu zu bearbeitenden Belege informiert.
Wenn alle erforderlichen Freigaben abgeschlossen sind, wird die Buchung/Zahlung automatisch ausgelöst.
Ein Beleg muss durch mindestens zwei verschiedene Personen geprüft bzw. freigegeben werden (Vier-Augen-Prinzip). Wir empfehlen Ihnen, die Systemrolle der «materiellen und formellen Prüfung» einer Person zuzuweisen.
Rollen:
- Materielle Prüfung: Inhaltliche Abstimmung der Bestellung mit der Lieferung/Dienstleistung sowie rechnerische Kontrolle der Rechnung.
- Formelle Prüfung: Erfassung der korrekten Kontierung (KST/PSP, Sachkonto) und Verifizierung des Betrags und des Lieferanten.
- Finanzielle Freigabe: Genehmigung der Zahlung durch die finanziellen Verantwortlichen entlang der Führungsstruktur.
- Rechnungsdelegierte/r: Delegation der finanziellen Freigabe bis 1’000 CHF an eine/n Mitarbeitende/n. Ihre Verantwortung für die Kostenstelle oder das Projekt bleibt bestehen.
- Hauptkoordinator:in: Administrative Supportkraft, die bei Belegen mit fehlenden Referenzangaben die Koordination/Abklärungen innerhalb Ihrer Einheit übernimmt.
Die Informationen zu den formell Prüfenden, finanziell Freigebenden und Rechnungsdelegierten finden Sie in den Finanzreferenzdaten. Die materiell Prüfenden können im Webportal über die Rubrik "FI Stammdaten" abgefragt werden.
Sämtliche KWF-Rollen können über inForm beantragt, mutiert oder entzogen werden.