{'de': 'Kreditorenworkflow (KWF)', 'en': 'Accounts payable'}
Mit dem KWF verfügen wir über einen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess, der eine effiziente und qualitativ hochwertige Verarbeitung aller Lieferantenrechnungen, Umbuchungen und Zahlungsaufträge ermöglicht.
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\nDie für die aktuelle Bearbeitung zuständigen Mitarbeitenden werden automatisch per E-Mail über die neu zu bearbeitenden Belege informiert.
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\nWenn alle erforderlichen Freigaben abgeschlossen sind, wird die Buchung/Zahlung automatisch ausgelöst.
The so-called KWF is UZH’s electronic invoice processing system that ensures efficient and high-quality processing of all supplier invoices, internal transfer postings and payment orders.
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\nThe employees responsible for the different processing tasks are automatically informed by e-mail about the new documents to be processed.
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\nWhen all necessary approvals have been completed, the posting/payment is triggered automatically.
Ein Beleg muss durch mindestens zwei verschiedene Personen geprüft bzw. freigegeben werden (Vier-Augen-Prinzip). Wir empfehlen Ihnen, die Systemrolle der «materiellen und formellen Prüfung» einer Person zuzuweisen.
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\nRollen:
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- Materielle Prüfung: Inhaltliche Abstimmung der Bestellung mit der Lieferung/Dienstleistung sowie rechnerische Kontrolle der Rechnung. \n
- Formelle Prüfung: Erfassung der korrekten Kontierung (KST/PSP, Sachkonto) und Verifizierung des Betrags und des Lieferanten. \n
- Finanzielle Freigabe: Genehmigung der Zahlung durch die finanziellen Verantwortlichen entlang der Führungsstruktur. \n
- Rechnungsdelegierte/r: Delegation der finanziellen Freigabe bis 1’000 CHF an eine/n Mitarbeitende/n. Ihre Verantwortung für die Kostenstelle oder das Projekt bleibt bestehen. \n
- Hauptkoordinator:in: Administrative Supportkraft, die bei Belegen mit fehlenden Referenzangaben die Koordination/Abklärungen innerhalb Ihrer Einheit übernimmt. \n
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\nDie Informationen zu den formell Prüfenden, finanziell Freigebenden und Rechnungsdelegierten finden Sie in den Finanzreferenzdaten. Die materiell Prüfenden können im Webportal über die Rubrik "FI Stammdaten" abgefragt werden.
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\nSämtliche KWF-Rollen können über inForm beantragt, mutiert oder entzogen werden.
A financial record must be checked or approved by at least two different people (dual control principle). We recommend that you assign the system roles of "materielle and formelle Prüfung" to one person.
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\nRoles:
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- “Materielle Prüfung”: Reconciliation of the content of the purchase order with the delivery/service and value check of the invoice. \n
- “Formelle Prüfung”: Ensuring the correct account assignment (cost center (KST) or project (PSP), G/L account) and verification of the amount and the supplier. \n
- Financial approval: approval of the payment by the financially responsible person along the management structure. \n
- “Rechnungsdelegierte/r”: Delegation of the financial approval up to CHF 1\'000 to an employee. The responsibility for the cost center or project remains untouched. \n
- “Hauptkoordinator:in”: Administrative support person who takes over the coordination/clarification within your unit in case of records with missing reference details. \n
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\nInformation on the “formelle Prüfende”, financially responsible persons and “Rechnungsdelegierte” can be found in the financial reference data. The “materielle Prüfende” can be queried in the Webportal via the section "FI Stammdaten".
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\nAll KWF roles can be requested, changed or removed via inForm.